Ein Hinweisgebersystem (sogenannte Whistleblowing-Software) ist eine digitale Plattform, die das Melden, Verfolgen und Verwalten von vertraulichen Berichten innerhalb von Unternehmen erleichtert. Dieses Online-Tool ist ein Schlüsselkomponent eines Ethik- und Compliance-Programms eines Unternehmens. Zudem ermöglicht es Mitarbeitern und Stakeholdern, Bedenken über unethische, illegale oder unangemessene Aktivitäten zu melden, die sie bei der Ausübung ihrer Pflichten beobachten.
Funktionen und Fähigkeiten eines Hinweisgebersystems
Ein digitales Hinweisgebersystem bietet typischerweise die folgenden Funktionen:
- Vertrauliche Berichterstattung: Das Tool ermöglicht es Arbeitnehmern, Berichte einzureichen, und dabei ihre Identität nur der untersuchenden Person preiszugeben.
- Anonyme Berichterstattung: Einige Rechtsordnungen und Unternehmen erlauben die anonyme Meldung von Fehlverhalten. Ein digitales Hinweisebersystem bietet oft die Möglichkeit, einen Bericht einzureichen ohne die eigene Identität preiszugeben.
- Sprachberichterstattung: Einige Plattformen ermöglichen die sprachliche Berichterstattung innerhalb des Systems. Somit müssen Hinweisgeber nicht alle Details ihrer Beschwerde schriftlich festhalten. Dies erfüllt auch die regulatorische Anforderung, die Möglichkeit zur mündlichen Berichterstattung zu bieten.
- Sichere Kommunikation: Diese Plattformen bieten sichere Kanäle für Hinweisgeber, um mit dem Untersuchungsteam zu kommunizieren.
- Fallverwaltung: Die Whistleblowing Software umfasst Funktionen zur Fallverwaltung, die Unternehmen dabei unterstützt, gemeldete Probleme effizient und innerhalb regulatorischer Fristen zu verfolgen, zu untersuchen und zu lösen.
- Dokumentenspeicherung: Benutzer können Dokumente mit Beweisen ihren Berichten beifügen und so den Untersuchungen Kontext geben.
- Warnungen und Benachrichtigungen: Die Software kann relevante Stakeholder, wie Compliance-Beauftragte oder Rechtsteams, mit Warnungen und Benachrichtigungen versorgen, wenn neue Berichte eingereicht werden oder Fristen bevorstehen.
Vorteile eines Hinweisgebersystems
Einige Vorteile der Verwendung eines Hinweisgebersystems umfassen:
- Compliance-Kultur fördern: Ein Hiweisgebersystem hilft, eine Kultur der Ethik, Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb eines Unternehmens zu schaffen, indem den Mitarbeitern gezeigt wird, dass Sie Compliance ernst nehmen und sie die Mitarbeiter ermutigen, Fehlverhalten zu melden.
- Frühzeitiges Erkennen von Problemen: Dieses Tool ermöglicht es Unternehmen, Fehlverhalten und andere Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie eskalieren können.
- Einhalten von Vorschriften: Solche Software hilft Unternehmen, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen.
- Risiken minimieren: Die Mitarbeiter werden ermutigt Fehlverhalten zeitnah zu melden. Dies hilft Lösungen rechtzeitig zu finden und somit rechtliche, finanzielle, rufschädigende und Compliance-Risiken innerhalb des Unternehmens zu mindern.
- Audit-Trail: Mit Hilfe einer digitalen Plattform profitieren Unternehmen von einem Audit-Trail. Dabei werden nicht nur die Fälle registriert, sondern können auch alle unternommenen Schritte nachvollzogen werden.
Rechtliche und Compliance-Aspekte
In vielen Ländern haben Hinweisgeber das Recht, vertraulich und ohne Angst vor Vergeltung Fehlverhalten zu melden.
Beispielsweise fordert in der EU das Hinweisgeberschutzgesetz, dass Unternehmen einen oder mehrere Kanäle für interne Meldungen bereitstellen müssen. Diese müssen vertrauliches Whistleblowing ermöglichen, wobei die Informationen so gespeichert werden müssen, dass sie nicht von unbefugten Personen eingesehen werden können. Zusätzlich müssen Unternehmen, wenn sie Informationen speichern, die Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO erfüllen.
Ein Hinweisgebersystem erfüllt diese Anforderung, indem die gesamte Kommunikation privat gehalten wird, passwortgeschützt und in Einklang mit dem Datenschutzgesetz.
Das Hinweisgeberschutzgesetz definiert auch die Fristen um den Eingang einer Meldung zu bestätigen und die Ergebnisse der Untersuchung zurück zu melden. Ein Hinweisgebersystem sollte die Ermittler über diese Fristen informieren.
Best Practices für die Implementierung eines Hinweisgebersystems
Um ein Hinweisgebersystem effektiv zu implementieren, folgen Sie diesen Schritten:
- Stellen Sie sicher, dass das Management hinter der Hinweisgeber-Software steht. Dabei sollten Sie hevorheben, wie wichtig das Verwenden eines sicheren und privaten Meldekanals, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist.
- Wählen Sie benutzerfreundliche Hinweisgeber-Software mit einem intuitiven Interface, welches es den Hinweisgebern leicht macht, eine Meldung einzureichen, aber auch den Untersuchungsteams ermöglicht, mit den Hinweisgebern zu kommunizieren. Überprüfen Sie, ob sie für alle Stakeholders zugänglich ist und in den Sprachen verfügbar ist, die Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich am besten kennen.
- Richten Sie ein Meldeverfahren ein und erstellen Sie die Richtlinien für Untersuchungen, und veröffentlichen Sie beides intern.
- Schulen Sie die Mitarbeiter darin, wie Meldungen eingereicht und untersucht werden können. Ausserdem sollten Sie sie über die Bedeutung des Whistleblowings informieren, sowie klarstellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen meldende Personen ergriffen werden dürfen.
- Betonen Sie die Vertraulichkeit des Systems und, falls zutreffend, die Möglichkeit, anonym zu berichten.
- Erstellen Sie einen Workflow für den Empfang, die Anerkennung und die Nachverfolgung von Berichten. Schließen Sie Maßnahmen ein, um die Beschwerde bei Bedarf zu eskalieren.
- Speichern Sie die Ergebnisse jedes Berichts in dem System, um Ihre Leistung und die Wirksamkeit Ihrer Compliance-Richtlinie zu überwachen.
Ist es obgliatorisch ein Hinweisgebersystem zu verwenden?
Es gibt keine Richtlinie die besagt, dass ein Hinweisgebersystem verwendet werden muss. Jedoch müssen Unternehmen in der EU mindestens einen sicheren, geschützten und vertraulichen internen Meldekanal für Mitarbeiter und andere Stakeholder bereitstellen. Es muss möglich sein, Meldungen mündlich, schriftlich oder beides zu machen.
Die internen Meldekanäle sollten die Vertraulichkeit des Meldenden, seiner Verbündeten und jeder beschuldigten Person wahren. Sie müssen auch mit der DSGVO konform sein.
Alternative Meldekanäle, wie E-Mail, Telefon-Hotlines und Briefkästen sind zulässig, aber nur ein Hinweisgebersystem gewährleistet die Einhaltung der Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen des Gesetzes. Deshalb sind digitale Meldeplattformen eine beliebte Lösung.
Sollten wir anonyme Meldungen zulassen?
Ob anonyme Meldungen zugelassen werden, hängt von den Gesetzen Ihres Landes ab. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht Bestimmungen für anonyme Meldungen vor, aber dies kann nur angewendet werden, wenn ein einzelner Mitgliedstaat dies in seiner Umsetzung des Gesetzes erlaubt.
Wenn die lokale Gesetzgebung es zulässt, können Unternehmen anonyme Berichte akzeptieren. Es gibt mehrere Vorteile:
- Es ermutigt Personen, die ihre Identität nicht preisgeben möchten, Berichte einzureichen.
- Es verringert den Druck auf die meldende Person.
- Es zeigt, dass das Unternehmen sich verpflichtet und aktiv so viele Meldungen wie möglich fördert.
- Es ermöglicht Ihnen, mehr Fehlverhalten aufzudecken, da sich Menschen sicher fühlen Meldungen einzureichen, was bedeutet, dass Sie sofort auf Probleme reagieren können.