Insiderlisten Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen beim Erstellen und Pflegen von Insiderlisten unterstützt. Diese Listen unterteilen und gruppieren Insider, dabei handelt es sich um Personen, die Zugang zu Insiderinformationen haben. Insiderinformationen sind interne, noch nicht veröffentlichte Informationen zu einem bestimmten Thema, die, wenn sie dem Markt bekannt gemacht würden, den Preis eines Finanzinstruments erheblich verändern könnten.
Das Verwalten von Insiderlisten hilft, Marktmissbrauch zu verhindern und ist in der Europäischen Union, unter der Marktmissbrauchsverordnung, vorgeschrieben. Indem Insider überwacht und auf ihre Pflichten hinsichtlich der Nutzung interner Informationen hingewiesen werden, soll Marktmissbrauch wie Insiderhandel verhindert werden.
Solche Software erstellt einen digitalen Nachweis, der Unternehmen und Regulierungsbehörden hilft zu verstehen, wer wann von den internen Informationen Kenntnis hatte.
Funktionalitäten von Insiderlisten Software
Software zum Verwalten von Insiderlisten hat typischerweise folgende Funktionen:
- Vorlagen für Insiderlisten: Die Software bietet eine Vorlage um die persönlichen Daten der Insider, die von der lokalen Gesetzgebung gefordert sind, eintragen zu können. Außerdem kann der Zeitpunkt, zu dem sie von den Informationen Kenntnis erlangt haben, ergänzt werden. Mit der Vorlage kann das Unternehmen sicherstellen, dass das richtige Format für Daten, Zeiten und andere Informationen verwendet wird. Zum Beispiel verlangt die Marktmissbrauchsverordnung, dass alle Zeitstempel im UTC-Format eingegeben werden.
- Speicherung von Insiderlisten: Die Software speichert Listen für jede Information, was einen einfachen Zugang für Referenzieren, Aktualisierung oder Untersuchung ermöglicht.
- Automatische Benachrichtigungen: Die Software informiert Insider über ihre Aufnahme in die Liste und ihre nächsten Schritte. Sie fordert sie auf, ihre persönlichen Daten einzugeben, sowie ihre Verpflichtungen, die Informationen nicht rechtswidrig zu verbreiten oder für Handelsgeschäfte zu nutzen. Erinnerungen werden gesendet, bis der Insider die entsprechende Maßnahme ergreift.
- Benachrichtigungen für geschlossene Zeiträume: Personen mit Führungsaufgaben (PDMR) erhalten automatische Benachrichtigungen zu Beginn eines geschlossenen Zeitraums, um sie vor nicht konformen persönlichen Handelsgeschäften zu warnen.
- E-Mail-Vorlagen: Die Software stellt Vorlagen für E-Mails bereit, welche an Insider gesendet werden können. Somit kann sichergestellt werden, dass jeder Insider darüber informiert ist, was dieser unternehmen muss, um rechtskonform zu bleiben. Diese Vorlagen sind anpassbar, damit Unternehmen sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.
- Benutzer- und Kundenmanagement: Alle Insiderlisten sind in ein und derselben Online-Umgebung gespeichert. Es können jedoch Gruppen erstellt werden, wobei Benutzer (Administratoren) unterteilt werden können. Somit haben diese nur Zugang zu den Listen, die sie einsehen müssen. Berater, die mehrere Kundenlisten verwalten, können die Listen segmentieren, um sicherzustellen, dass jede Liste nur von den relevanten Personen eingesehen werden kann.
- Versionierung: Die Insiderlisten-Management Software hält alle Änderungen an den Insiderlisten fest, indem sie bei jedem Update eine neue Version speichert. Dies ist für die Einhaltung der Marktmissbrauchsverordnung erforderlich, da es Untersuchungen unterstützt. Es hilft Prüfern zu bestätigen, dass das Unternehmen alle notwendigen Schritte unternommen hat, um Insider zu dokumentieren.
Vorteile von Insiderlisten Software
Einige der Vorteile der Insiderlisten Software umfassen:
- Gesetzliche Vorschriften einhalten: Durch das Erstellen rechtskonformer Listen, also im richtigen Format und mit den richtigen Protokollen für die Dokumentenverwaltung, erfüllen Sie die Anforderungen der Marktmissbrauchsverordnung in Ihrem Land.
- Effizienz: Anstatt dass ein Mitarbeiter manuell die Insider dazu auffordern muss, ihre Kenntnisnahme als Insider zu bestätigen, können Sie diesen Prozess dank der Software automatisieren.
- Datensicherheit: Eine Online-Plattform mit Mehrfaktorauthentifizierung stellt sicher, dass sensible Informationen an einem sicheren Ort festgehalten werden, was unbefugten Zugriff verhindert.
- Audit-Trail: Die Software protokolliert jedes Mal, wenn das Unternehmen eine Änderung an seiner Insiderliste vornimmt. Somit wird der Prozess dokumentiert, den es durchlaufen hat, um die Liste aktuell zu halten und beweist, dass das Unternehmen korrekt gehandelt hat.