Internes Whistleblowing tritt auf, wenn ein Mitarbeiter rechtswidrige Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens über interne Kanäle meldet. Whistleblowing kann die Meldung von korrupten Praktiken, Betrug, Diebstahl, Belästigung, Fehlverhalten, Diskriminierung oder ähnlichen Problemen umfassen.
Ein effektives internes Whistleblowing-System kann dazu beitragen, den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen. Dies geschieht insofern, dass gezeigt wird, dass Sie ernsthaft gegen Fehlverhalten vorgehen, sowie das Vertrauen und die Moral der Mitarbeiter verbessern.
Interne Whistleblowing-Kanäle
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind alle Firmen verpflichtet, interne Kanäle für den Erhalt von schriftlichen und mündlichen Berichten zu pflegen. Hier sind einige Beispiele:
Briefkasten
Dies beinhaltet einen physischen Ort innerhalb eines Büros, an dem Berichte eingereicht werden können. Diese Methode des Whistleblowings ist im Vergleich zu anderen Kanälen ungewöhnlich, aufgrund ihrer öffentlichen Natur.
Sprachnachrichten
Systeme für Sprachnachrichten – Voicemailboxen oder Online-Plattformen – ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Berichte mündlich einzureichen. Um Anonymität zu wahren, könnten Unternehmen ein System verwenden, das die Stimme des Absenders verändert.
Organisationen können eine spezielle E-Mail-Adresse für Whistleblowing-Berichte einrichten. Meldende Personen müssen möglicherweise eine Wegwerf-E-Mail-Adresse erstellen, wenn sie anonym bleiben möchten.
Telefon-Hotline
Eine rund um die Uhr besetzte Hotline für Hinweisgeber ermöglicht es Mitarbeitern, Beschwerden einzulegen, indem sie ein gut geschultes Team anrufen, das den Bericht protokolliert.
Digitale Plattform
Digitale Hinweisgeber-Plattformen dienen als effiziente Online-Tools, die autorisierte Parteien alarmieren, sobald eine neue Meldung eingeht. Der Absender kann auch den Fortschritt seines Berichts verfolgen und das Untersuchungs-Team kann mit dem Hinweisgeber kommunizieren, um weitere Informationen zu enthüllen.
Verfahren für Internes Whistleblowing
Hier sind die Schritte, um interne Meldungen ordnungsgemäß zu behandeln und Whistleblowing im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz zu fördern.
Bericht annehmen
Eine dedizierte, unparteiische Abteilung oder Person sollte den Bericht über einen der Whistleblowing-Kanäle des Unternehmens annehmen.
Empfang bestätigen
Nach der Hinweisgeberschutz-Richtlinie müssen Unternehmen den Empfang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Auf diese Weise weiß der Hinweisgeber, dass sein Anliegen registriert und untersucht wird.
Untersuchen
Die autorisierte Partei muss dann eine Untersuchung durchführen. Zeugen und den Beschuldigten befragen, um die Fakten zu überprüfen, wobei die Vertraulichkeit der Identitäten aller Beteiligten gewahrt bleibt.
Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber geben
Es ist wichtig, dem Hinweisgeber Rückmeldung über den Status seiner Beschwerde und seine zukünftigen Optionen zu geben. Falls er nicht zufrieden ist, müssen Sie ihn über seine Möglichkeiten informieren, extern zu berichten oder eine öffentliche Offenlegung zu machen.
Korrekturmaßnahmen ergreifen
Je nach Ergebnis der Untersuchung, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen.