Le signalement interne est lorsqu’un employé rapporte une activité illégale au sein d’une entreprise via des canaux internes. Le signalement peut inclure des cas sur des pratiques corrompues, la fraude, le vol, le harcèlement, la faute professionnelle, la discrimination ou tout autre problème similaire.
Avoir un système de signalement interne efficace peut aider à protéger la réputation de votre entreprise en montrant que vous êtes sérieux dans la lutte contre les méfaits, ainsi qu’à améliorer la confiance et le moral des employés.
Canaux de signalement interne
Selon la Directive de l’UE sur le lancement d’alerte, toutes les entreprises sont tenues de maintenir des canaux internes sécurisés pour recevoir des rapports écrits et oraux. Voici quelques exemples :
Boîte postale
Cela implique un lieu physique au sein d’un bureau pour déposer des rapports. Cette méthode de signalement est peu commune par rapport à d’autres canaux en raison de sa nature publique.
Messagerie vocale
Les systèmes de messagerie vocale — boîtes vocales ou plateformes en ligne — permettent aux employés de soumettre leurs rapports oralement. Pour maintenir l’anonymat, les entreprises pourraient utiliser un système capable de modifier la voix de l’expéditeur.
Les organisations peuvent établir une adresse e-mail dédiée aux rapports de signalement. Les personnes signalantes pourraient devoir créer une adresse e-mail jetable si elles souhaitent rester anonymes.
Ligne téléphonique d’urgence
Une ligne directe dédiée 24/7 pour les lanceurs d’alerte permet aux employés de soumettre des plaintes en appelant une équipe bien formée qui enregistre le rapport.
Plateforme digitale
Les plateformes de signalement numériques servent d’outils en ligne efficaces qui alertent les parties autorisées chaque fois qu’il y a un nouveau rapport. L’expéditeur peut également suivre les progrès de son rapport et interagir avec le lanceur d’alerte pour découvrir plus d’informations.
Procédure pour le signalement interne
Voici les étapes pour gérer correctement les rapports internes et encourager le signalement conformément aux lois européennes sur le signalement.
Accepter le rapport
Un département ou une personne impartiale et dédiée devrait accepter le rapport via l’un des canaux de signalement autorisés de l’entreprise.
Accuser réception
Selon les lois des États membres développées à partir de la Directive de l’UE sur le signalement, les organisations doivent accuser réception d’un rapport dans les sept jours. De cette façon, le lanceur d’alerte saura que son problème est enregistré et sera examiné.
Enquêter
La partie autorisée doit ensuite mener une enquête. Interroger les témoins et l’accusé pour vérifier les faits, tout en maintenant la confidentialité de l’identité de toutes les parties.
Donner un retour au lanceur d’alerte
Il est vital de faire un retour au lanceur d’alerte pour lui faire connaître le statut de sa plainte et ses options pour la suite. Dans le cas où il n’est pas satisfait, vous devez l’informer de ses options pour signaler à l’extérieur ou faire une divulgation publique.
Prendre des mesures correctives
Selon le résultat de l’enquête, prendre les mesures appropriées.