Le logiciel de lanceurs d’alerte fait référence à des plateformes digitales qui facilitent le signalement, le suivi et la gestion de signalements confidentiels au sein des organisations. Ces outils en ligne sont des composants clés d’un programme d’éthique et de conformité d’une entreprise, permettant aux employés et aux parties prenantes de signaler des préoccupations concernant des activités non éthiques, illégales ou inappropriées observées lors de l’exécution de leurs devoirs.
Fonctionnalités et capacités du logiciel de lanceurs d’alerte
Le logiciel de lanceurs d’alerte offre généralement les fonctionnalités suivantes :
- Signalement confidentiel : Le logiciel permet aux employeurs de soumettre des rapports sans révéler leur identité à des parties autres que celles enquêtant sur l’affaire.
- Signalement anonyme : Certaines juridictions et entreprises autorisent le signalement anonyme de fautes. Le logiciel de lanceurs d’alerte offre souvent la possibilité de signaler sans partager aucune information d’identification.
- Signalement vocal : Certaines plateformes permettent un signalement audio au sein du logiciel, plutôt que de demander aux lanceurs d’alerte de rédiger tous les détails de leur plainte. Cela répond également aux exigences réglementaires pour fournir l’opportunité d’un signalement oral.
- Communication sécurisée : Ces plateformes fournissent des canaux sécurisés pour que les lanceurs d’alerte puissent communiquer avec l’équipe d’enquête.
- Gestion de cas : Le logiciel inclut des fonctionnalités de gestion de cas qui aident les organisations à suivre, enquêter et résoudre efficacement les problèmes signalés et dans les délais réglementaires.
- Stockage de documents : Les utilisateurs peuvent joindre des documents contenant des preuves à leurs rapports, fournissant un contexte pour les enquêtes.
- Alertes et notifications : Le logiciel peut envoyer des alertes et des notifications aux parties prenantes concernées, telles que les responsables de la conformité ou les équipes juridiques, lorsque de nouveaux cas sont déposés ou lorsque des échéances approchent.
Avantages du logiciel de lanceurs d’alerte
Certains des avantages de l’utilisation d’un logiciel de lanceurs d’alerte incluent :
- Promotion d’une culture de conformité : Le logiciel de lanceurs d’alerte aide à créer une culture d’éthique, de transparence et de responsabilité au sein d’une organisation en montrant aux employés que vous prenez la conformité au sérieux et en les encourageant à signaler les fautes.
- Détection précoce : Avoir cet outil en place permet aux organisations de détecter les inconduites et autres problèmes dès le début et avant qu’ils aient la chance de s’aggraver.
- Conformité légale : Un tel logiciel aide les organisations à répondre aux exigences des lois locales sur les lanceurs d’alerte, telles que celles mises en place dans l’Union Européenne suite à l’implémentation de la Directive européenne sur les lanceurs d’alerte.
- Atténuation des risques : Encourager le signalement en temps utile des fautes et faciliter une résolution précoce peut atténuer les risques légaux, financiers, de réputation et de conformité au sein de l’organisation.
- Piste de vérification : L’utilisation d’une plateforme digitale fournit à l’entreprise une piste de vérification des problèmes au sein de l’entreprise, ainsi que des étapes prises pour arrêter l’inconduite et gérer les conséquences.
Aspects légaux et de conformité
Dans de nombreux pays, les lanceurs d’alerte ont le droit de faire des signalements sur les inconduites de manière confidentielle et sans crainte de représailles.
Par exemple, dans l’UE, les normes minimales pour les lois sur les lanceurs d’alerte dans les États membres exigent que les entreprises fournissent un ou plusieurs canaux pour le
signalement interne. Ces canaux doivent permettre un signalement confidentiel, avec les informations stockées de manière à ce qu’elles ne puissent pas être accédées par des personnes non autorisées. De plus, lors du stockage des informations, l’entreprise doit se conformer aux exigences de protection des données en vertu du RGPD.
Le logiciel de lanceurs d’alerte répond à cette exigence en permettant que toute communication se déroule en privé, derrière une protection par mot de passe et de manière sécurisée conformément à la loi.
Les lois de l’UE stipulent également des délais pour accuser réception des rapports et pour fournir un retour sur les résultats des enquêtes. Le logiciel de lanceurs d’alerte devrait alerter les enquêteurs de ces délais.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre du logiciel de lanceurs d’alerte
Pour mettre en œuvre efficacement un logiciel de lanceurs d’alerte, suivez ces étapes :
- Obtenez l’engagement de la direction pour le logiciel. Présentez l’étude de cas pour la solution, y compris l’importance d’utiliser un canal sécurisé et privé qui répond aux exigences de la loi.
- Sélectionnez un logiciel convivial avec une interface intuitive qui facilite le signalement pour les lanceurs d’alerte et la communication avec eux pour les équipes d’enquête. Vérifiez qu’il est accessible à tous les utilisateurs et disponible dans les langues que vos employés connaissent le mieux.
- Mettez en place votre procédure de signalement et les directives pour les enquêtes et publiez cela en interne.
- Formez les employés sur comment effectuer et enquêter sur les signalements en utilisant le logiciel, ainsi que sur l’importance du signalement et l’exigence de ne pas exercer de représailles contre les lanceurs d’alerte.
- Soulignez la confidentialité du système et, le cas échéant, la possibilité de signaler de manière anonyme.
- Créez un workflow pour recevoir, accuser réception et donner suite aux signalements. Incluez des mesures pour escalader la plainte si nécessaire.
- Stockez les résultats de chaque rapport dans le logiciel pour vous aider à surveiller votre performance et l’efficacité de votre politique de conformité.
Un logiciel de lanceurs d’alerte est-il obligatoire ?
Il n’est pas obligatoire d’utiliser un logiciel de lanceurs d’alerte mais, dans l’UE, les entreprises doivent fournir au moins un canal de signalement interne sûr, sécurisé et confidentiel pour que le personnel et d’autres parties prenantes puissent l’utiliser. Ils doivent permettre le signalement oral, écrit ou les deux.
Les canaux de signalement internes doivent maintenir la confidentialité du lanceur d’alerte, de ses associés et de toute personne accusée d’inconduite. Ils doivent également être conformes au RGPD.
D’autres canaux de signalement, tels que les e-mails, les lignes téléphoniques directes et les boîtes postales sont autorisés, mais seul le logiciel de lanceurs d’alerte facilite la conformité aux exigences de sécurité et de confidentialité de la loi. C’est pourquoi la plateforme de signalement digitale est une solution plébiscitée.
Devrions-nous autoriser le signalement anonyme ?
Que vous autorisiez ou non le signalement anonyme dépend des lois de votre pays. La Directive européenne sur les lanceurs d’alerte prévoit des dispositions pour le signalement anonyme, mais cela ne peut être exercé que si un État membre individuel le permet dans sa transposition de la loi.
Si la législation locale le permet, les entreprises peuvent accepter les signalements anonymes. Il y a plusieurs avantages :
- Cela encourage les personnes qui pourraient craindre que leur identité soit révélée à se manifester avec des rapports.
- Cela réduit la pression sur la personne signalante.
- Cela démontre que l’entreprise s’engage à encourager autant de signalements que possible.
- Cela vous permet de découvrir plus d’inconduites si les gens se sentent en sécurité pour signaler, ce qui signifie que vous pouvez agir sur les problèmes immédiatement.