Les logiciels de surveillance des transactions personnelles des employés sont des outils digitaux qui permettent aux organisations de rationaliser la surveillance des transactions de titres personnelles des employés. Ils sont généralement utilisés par les entreprises qui ont l’obligation de se conformer à une surveillance réglementaire stricte, par exemple dans le secteur financier. Ce logiciel leur permet d’arrêter et de décourager les transactions illégales, ainsi que celles qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts avec les clients ou compromettre la réputation de l’organisation.
Le logiciel alerte les équipes chargées de la conformité sur les transactions potentiellement problématiques effectuées par les employés et qui contreviennent à la politique de négociation de l’entreprise.
Caractéristiques d’un logiciel de surveillance des transactions des employés
Processus d’autorisation préalable
Le logiciel doit permettre aux entreprises de définir les paramètres de ce qu’elles considèrent comme des transactions acceptables dans le cadre d’une procédure d’autorisation préalable. Les employés doivent utiliser cette procédure lorsqu’ils souhaitent effectuer des transactions sur leurs comptes personnels, seules les transactions acceptables étant répertoriées dans le logiciel. S’il n’y a pas d’option pour obtenir une autorisation sur une transaction, cela signifie qu’ils ne doivent pas prendre part à la transaction envisagée.
Reporting centralisé
Le logiciel est une réference centrale qui contient les détails de toutes les transactions d’un employé. En obligeant les employés à demander l’approbation de leurs transactions personnelles par l’intermédiaire du logiciel, il est plus facile de suivre leur portefeuille et de surveiller les infractions potentielles.
Suivi des transactions
Les employés déclarent leurs transactions dans le logiciel, qu’il s’agisse d’actions, d’obligations, d’options ou d’autres instruments financiers. Cela permet à l’organisation de comprendre les avoirs de l’employé et de prendre des mesures si une transaction précédemment acceptable viole la politique de négociation de l’entreprise en raison de circonstances propres à l’entreprise.
Alertes de conformité
Le logiciel génère des alertes et des notifications sur la base de vos règles prédéfinies, telles qu’un volume de transactions excessif, des conflits d’intérêts potentiels ou des transactions sur des titres soumis à restrictions. Par exemple, lorsqu’il est configuré de cette manière, il peut avertir l’équipe chargée de la conformité en cas de tentative de transaction de la part d’un cadre supérieur pendant une période fermée.
Avantages d’un logiciel de surveillance des transactions des employés
Conformité réglementaire
Avec des réglementations telles que le règlement sur les abus de marché (MAR) et la directive sur les marchés d’instruments financiers (MiFID II), les entreprises ont l’obligation de réduire les possibilités pour le personnel de se livrer à des abus de marché et à des manipulations de marché. Le contrôle des transactions effectuées par les employés permet d’éviter des activités telles que le front-running et le délit d’initié, qui peuvent avoir des conséquences importantes tant sur le plan financier que sur celui de la réputation de l’entreprise.
Atténuation des risques
La conduite du risque est une considération majeure pour les organisations, avec les conséquences négatives potentielles d’un manque d’adhésion aux différents textes législatifs. En intégrant un logiciel de surveillance des transactions des employés dans vos flux de travail, vous réduisez les risques de dommages juridiques, financiers et d’atteinte à la réputation.
Alertes automatiques
L’automatisation améliore le processus de surveillance d’une entreprise, en réduisant les efforts manuels nécessaires à l’examen des transactions des employés. L’utilisation d’une solution qui envoie une alerte automatique en cas d’infraction à vos politiques permet d’alléger la pression sur vos employés tout en maintenant la conformité.
Respect de la loi
Concernant les transactions personnelles des employés, la réglementation MiFID II stipule qu’« une entreprise d’investissement met en place des politiques et des procédures adéquates, suffisantes pour garantir le respect par l’entreprise, y compris ses dirigeants, ses employés et ses agents liés, des obligations qui lui incombent en vertu de la présente directive, ainsi que des règles appropriées régissant les transactions personnelles effectuées par ces personnes ».
En utilisant un logiciel de surveillance des transactions des employés, une entreprise peut s’assurer que ses employés respectent ces politiques et procédures et les empêcher d’effectuer des transactions susceptibles de provoquer un conflit d’intérêts.
En outre, MiFID II exige également que « les États membres exigent des entreprises d’investissement qu’elles prennent toutes les mesures appropriées pour identifier et prévenir ou gérer les conflits d’intérêts entre elles-mêmes, y compris leurs dirigeants, salariés et agents liés, ou toute personne qui leur est directement ou indirectement liée par le contrôle, et leurs clients ou entre un client et un autre, qui surviennent lors de la fourniture de services d’investissement et de services auxiliaires, ou de combinaisons de ces services, y compris ceux causés par des incitations de la part de tiers ou par les propres structures de rémunération et autres incitations des entreprises d’investissement ».
Les logiciels de surveillance des transactions par les employés sont souvent associés à des logiciels d’autorisation préalable des transactions afin de renforcer vos efforts de prévention des abus de marché.