Le logiciel de gestion des listes d’initiés est une solution digitale qui aide les entreprises à créer et à maintenir des listes d’initiés. Ces listes regroupent les initiés, ceux qui ont accès à des informations internes (non publiques) sur un sujet donné qui modifieraient de manière significative le prix d’un instrument financier lorsqu’elles seraient divulguées sur les marchés.
La gestion des listes d’initiés aide à prévenir les abus de marché et est mandatée par de nombreuses juridictions, telles que l’Union Européenne où les listes d’initiés sont requises en vertu du Règlement sur les Abus de Marché. En surveillant les initiés et en soulignant leurs obligations concernant l’utilisation des informations internes, l’intention est de prévenir les abus de marché tels que le délit d’initié.
Ce logiciel crée un enregistrement digital qui aide les entreprises et les régulateurs à comprendre qui était au courant des informations internes et quand.
Fonctionnalités et capacités du logiciel de gestion des listes d’initiés
Le logiciel de gestion des listes d’initiés offre généralement les fonctionnalités suivantes :
- Modèle de liste d’initiés : Le logiciel fournit un modèle pour que les entreprises puissent remplir les détails personnels des initiés requis par la législation locale, ainsi que le moment où ils ont pris connaissance de l’information. Il assure également que les entreprises utilisent le format correct pour les dates, heures et autres données. Par exemple, le Règlement sur les Abus de Marché exige que toutes les dates soient saisies en utilisant le format UTC.
- Stockage de la liste d’initiés : Le logiciel stocke les listes pour chaque pièce d’information, permettant un accès facile pour référence, mise à jour ou enquête.
- Notifications automatiques : Le logiciel notifie les initiés de leur inclusion sur la liste et de leurs prochaines étapes. Il les incite à remplir leurs détails personnels, ainsi que leurs obligations de ne pas distribuer illégalement l’information ou de l’utiliser pour informer les transactions. Il continue d’envoyer des rappels jusqu’à ce que l’initié prenne des mesures.
- Notifications de période fermée : Les PDMR (Personnes Disposant de Responsabilités de Direction) reçoivent des notifications automatiques au début d’une période fermée pour les aider à éviter des transactions personnelles non conformes.
- Modèles d’email : Le logiciel fournira des modèles pour les emails envoyés aux initiés, s’assurant qu’ils contiennent les informations requises sur les actions qu’ils doivent prendre pour rester conformes. Ces modèles sont modifiables afin que les organisations puissent les adapter à leurs besoins.
- Gestion des utilisateurs et des clients : Le logiciel contient toutes les listes d’événements de l’entreprise dans un seul outil, mais les émetteurs peuvent ajouter des utilisateurs à des groupes. Cela signifie qu’ils n’ont accès qu’à ces listes qui affectent directement l’individu. Pour les conseillers gérant plusieurs listes de clients, ils peuvent également segmenter les listes pour s’assurer que seuls les initiés pertinents peuvent voir les listes qui les concernent.
- Gestion des versions : Le logiciel de gestion des listes d’initiés suit les changements apportés à la liste d’initiés, enregistrant une nouvelle version à chaque fois qu’il y a une mise à jour. Cela est requis pour la conformité avec le MAR car cela aide dans les enquêtes. Cela peut aider les auditeurs à confirmer que l’organisation a pris toutes les mesures nécessaires pour documenter les initiés.
Avantages du logiciel de gestion des listes d’initiés
Certains des avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des listes d’initiés comprennent :
- Conformité réglementaire : En créant des listes conformes au bon format et avec les protocoles appropriés de tenue de dossiers, vous répondez aux exigences de la législation concernant les abus de marché dans votre juridiction.
- Efficacité : Plutôt que d’assigner un employé pour suivre manuellement avec les initiés afin qu’ils confirment leur inclusion dans la liste, le logiciel automatise le processus.
- Sécurité des données : Une plateforme en ligne avec authentification à plusieurs facteurs conserve les informations sensibles dans un lieu sécurisé, empêchant l’accès non autorisé.
- Suivi des audits : Le logiciel enregistre chaque fois que l’entreprise apporte une modification à sa liste d’initiés, montrant le processus qu’elle a suivi pour tenir la liste à jour et fournissant la preuve que l’entreprise a agi de manière correcte.
Utiliser un logiciel de gestion des listes d’initiés est le meilleur moyen de garantir que vos listes sont conformes et à jour. Il automatise également le processus de rappel aux initiés pour qu’ils saisissent leurs détails dans la liste.