Le logiciel d’autorisation préalable des transactions des employés est utilisé pour autoriser ou refuser les transactions potentielles du personnel d’une entreprise. Lorsque l’organisation a une politique sur ce qu’elle considère comme des transactions inacceptables ou lorsqu’il existe un impératif réglementaire d’empêcher les employés de détenir certains titres, cet outil numérique automatise le processus d’autorisation des transactions demandées.
Cela permet d’éviter les activités de négociation qui créent un conflit d’intérêts avec les clients ou qui pourraient nuire à la capacité de l’employé à conseiller ces clients de manière impartiale. Elle permet également d’empêcher les transactions susceptibles de donner lieu à une manipulation ou à un abus de marché.
Caractéristiques du logiciel d’autorisation préalable des transactions des employés
Demandes de transactions
Les employés utilisent le logiciel pour soumettre des demandes d’approbation avant d’exécuter des opérations sur titres. La plateforme est accessible à toutes les parties concernées liées à l’entreprise sur un appareil via un portail sur le système de l’entreprise.
Liste des transactions acceptables
Le logiciel permet à l’utilisateur de demander une transaction sur n’importe quel titre qui n’est pas soumis à des restrictions selon les règles de l’entreprise. Le service de conformité définit des paramètres dans l’outil en fonction de ce qu’il considère comme des transactions restreintes conformément à la politique de négociation des employés.
Il prend ces décisions personnalisées en fonction des obligations légales, des considérations des clients et de ce que l’entreprise considère comme une négociation acceptable pour ses propres instruments. Les employés ne peuvent pas demander l’autorisation de négocier des instruments soumis à des restrictions.
Alertes et notifications
Le logiciel d’autorisation préalable des employés génère des alertes et des notifications automatiques lorsqu’une demande d’autorisation préalable nécessite un examen plus approfondi. Elle émane d’un membre de l’équipe ou lorsqu’une transaction précédemment approuvée devient contraire à la politique pour une raison ou une autre.
Suivi des dossiers
L’utilisation d’un outil en ligne pour l’autorisation préalable permet de créer une piste d’audit numérique indiquant quelles transactions ont été restreintes et à quel moment, et de prouver que vous avez mis en place un processus d’autorisation préalable pour renforcer vos processus de conformité.
Base de connaissances
Le logiciel sert de base de connaissances pour les employés en ce qui concerne la conformité des transactions. Il peut stocker les documents les plus récents de la politique de l’entreprise et fournir des informations sur les transactions restreintes et les raisons de leur restriction.
Avantages du logiciel de pré-autorisation
Efficacité
Les entreprises doivent s’assurer que leurs employés effectuent des transactions de manière responsable et dans le respect des règles de conformité. Une solution automatisée est donc plus rentable.
Conformité réglementaire
Un processus automatisé de pré-autorisation aide les entreprises à rester en conformité avec les réglementations du secteur, telles que la directive sur les marchés d’instruments financiers (MiFID II) et le règlement sur les abus de marché (MAR).
Atténuation des risques
Un système de pré-autorisation efficace est essentiel à la réduction des risques. Il contribue à prévenir les comportements répréhensibles et à réduire les effets négatifs potentiels du risque réglementaire et du risque de réputation qui pourraient résulter d’opérations non conformes effectuées par des employés.
Autorisation en temps voulu
L’utilisation d’un système automatisé pour approuver les transactions des employés permet d’obtenir une autorisation immédiate. L’employé peut ainsi effectuer sa transaction en temps voulu, sans avoir à attendre qu’un membre de l’équipe chargée de la conformité s’occupe de l’arriéré et de l’approbation.
Une meilleure transparence
Les entreprises peuvent générer instantanément des rapports sur les violations et les tentatives de violation, et obtenir une vue d’ensemble des demandes de transactions et des avoirs de chaque employé. Cela garantit la transparence de l’activité de négociation au sein du personnel et facilite les choses en cas d’enquête.
Faut-il installer un logiciel d’autorisation préalable des transactions des salariés ?
Le logiciel d’autorisation préalable des transactions des salariés n’est pas obligatoire, mais il permet aux entreprises d’investissement de s’acquitter de leur obligation de connaître les transactions de leurs salariés et de prévenir les abus de marché et les manipulations. L’alternative est un processus papier laborieux. Le logiciel d’autorisation préalable fait souvent partie d’un ensemble de logiciels de surveillance des transactions personnelles des employés, ce qui ajoute une fonctionnalité supplémentaire à vos efforts de prévention des abus de marché