Il software di gestione del registro insider è una soluzione digitale che aiuta le aziende a creare e mantenere liste di insider. Queste liste raggruppano gli insider, ovvero coloro che hanno accesso a informazioni privilegiate (non pubbliche) su un determinato argomento che, se divulgate al mercato, potrebbero alterare significativamente il prezzo di uno strumento finanziario.
La gestione delle liste di insider aiuta a prevenire gli abusi di mercato ed è obbligatoria in molte giurisdizioni, come l’Unione Europea, dove le liste di insider sono richieste dal Regolamento sugli Abusi di Mercato. Monitorando gli insider e evidenziando i loro obblighi riguardo all’uso delle informazioni privilegiate si prevengono gli abusi di mercato come l’insider trading.
Tale software crea un record digitale che aiuta aziende ed enti regolatori a capire chi fosse a conoscenza delle informazioni privilegiate e quando.
Funzionalità e capacità del software di gestione del registro insider
Il software di gestione del registro insider offre tipicamente le seguenti funzionalità:
- Modello di lista insider: Il software fornisce un modello affinché le aziende possano inserire i dettagli personali degli insider richiesti dalla legislazione locale, nonché il momento in cui sono venuti a conoscenza delle informazioni. Assicura inoltre che le aziende utilizzino il formato corretto per date, orari e altri dati. Ad esempio, il Regolamento sugli Abusi di Mercato richiede che tutti i timestamp siano inseriti utilizzando il formato UTC.
- Archiviazione della lista insider: Il software conserva le liste per ciascuna informazione, permettendo un facile accesso per riferimento, aggiornamento o indagine.
- Notifiche automatiche: Il software notifica agli insider la loro inclusione nella lista e i passi successivi. Li sollecita a inserire i loro dati personali e a riconoscere i loro obblighi di non distribuire illegalmente le informazioni o usarle per informare le operazioni di trading. Continua a inviare promemoria fino a quando l’insider non adempie a quanto richiesto.
- Notifiche di insider dealing: I PDMR (Soggetti Rilevanti) ricevono notifiche automatiche all’inizio di un periodo di chiusura dell’insider dealing, per aiutarli a evitare operazioni di trading personale non conformi.
- Modelli di email: Il software fornirà modelli per le email inviate agli insider, assicurando che contengano le informazioni necessarie sulle azioni che devono intraprendere per rimanere conformi. Questi modelli sono modificabili in modo che le organizzazioni possano adattarli alle loro esigenze.
- Gestione utenti e clienti: Il software mantiene tutte le liste dell’azienda in un unico strumento, ma gli emittenti possono aggiungere utenti ai gruppi. Ciò significa che essi avranno accesso solo a quelle liste che li riguardano direttamente. Per gli advisor che gestiscono liste per più clienti, è possibile anche segregare le liste per garantire che solo gli insider interessati possano visualizzare le liste che li riguardano.
- Versioning: Il software di gestione del registro insider tiene traccia dei cambiamenti della lista insider, salvando una nuova versione ogni volta che c’è un aggiornamento. Questo è richiesto per la conformità con il MAR poiché aiuta nelle indagini. Può aiutare gli auditor a confermare che l’organizzazione ha effettuato tutti le azioni necessarie per informare gli insider.
Vantaggi del software di gestione del registro insider
Vantaggi del software di gestione del registro insider:
- Conformità normativa: Creando liste conformi nel formato corretto e con i giusti protocolli di tenuta dei registri, si soddisfano i requisiti della legislazione riguardante gli abusi di mercato nella propria giurisdizione.
- Efficienza: Invece di assegnare a un dipendente il compito di richiedere manualmente agli insider che essi confermino la loro inclusione nella lista, tale processo è automaticamente effettuato dal software.
- Sicurezza dei dati: Una piattaforma online con autenticazione a più fattori mantiene le informazioni sensibili in un luogo sicuro, prevenendo l’accesso non autorizzato.
- Tracciabilità: Il software registra ogni volta che l’azienda apporta una modifica alle liste insider, mostrando il processo seguito per mantenere la lista aggiornata e fornendo la prova che l‘azienda ha agito in modo corretto.
Utilizzare un software di gestione del registro insider è il modo ottimale per garantire che le tue liste siano conformi e aggiornate. Automatizza inoltre il processo di ricordare agli insider di inserire i loro dettagli nella lista.