Il software di monitoraggio delle transazioni personali dei dipendenti si riferisce ad uno strumento digitale che consentono alle organizzazioni di ottimizzare il monitoraggio delle transazioni personali dei dipendenti. In genere viene utilizzato da aziende che hanno l’obbligo di mantenere la conformità a una rigorosa supervisione normativa, ad esempio nel settore finanziario. Questo software consente di bloccare e scoraggiare le operazioni illegali e quelle che potrebbero causare un conflitto di interessi con i clienti o compromettere la reputazione dell’organizzazione.
Il software segnala ai team di compliance le operazioni potenzialmente problematiche effettuate dai dipendenti che violano la politica di trading dell’azienda.
Caratteristiche del software di monitoraggio delle operazioni dei dipendenti
Processo di pre-autorizzazione
Il software deve consentire alle aziende di stabilire i parametri di ciò che ritiene accettabile nell’ambito di una procedura di pre-autorizzazione. I dipendenti devono utilizzare questa procedura quando desiderano effettuare operazioni sui loro conti personali, le operazioni accettabili saranno solo quelle elencate nel software. Se non c’è la possibilità di ottenere l’autorizzazione per un’operazione, significa che non potranno effettuare la transazione desiderata.
Reporting centrale
Il software è un archivio centrale che contiene i dettagli di tutte le operazioni di un dipendente. Obbligando il personale a richiedere l’approvazione per le proprie operazioni personali attraverso il software, è più facile tenere traccia di ogni portafoglio e monitorare le potenziali violazioni.
Tracciamento delle transazioni
I dipendenti segnalano le loro transazioni nel software, che si tratti di azioni, obbligazioni, opzioni o altri strumenti finanziari. Ciò consente all’organizzazione di comprendere le attività del dipendente e di intraprendere azioni nel caso in cui una transazione precedentemente accettabile vada in contrasto con la politica commerciale dell’azienda a causa di circostanze specifiche dell’azienda.
Avvisi di conformità
Il software genera avvisi e notifiche in base a regole predefinite, come ad esempio un volume di trading eccessivo, potenziali conflitti di interesse o negoziazione di titoli riservati. Ad esempio, se configurato in questo modo, può notificare al team di compliance il tentativo di negoziazione da parte di un dirigente durante un periodo di chiusura.
Vantaggi del software di monitoraggio delle operazioni dei dipendenti
Conformità normativa
Con regolamenti come il Market Abuse Regulation (MAR) e la Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II), le aziende hanno l’obbligo di ridurre le opportunità per il personale di compiere abusi e manipolazioni di mercato.
Il monitoraggio delle operazioni dei dipendenti può prevenire attività come il front-running e l’insider trading, che potrebbero avere conseguenze significative sia dal punto di vista finanziario che della reputazione.
Attenuazione del rischio
Il rischio di condotta è una considerazione importante per le organizzazioni, con potenziali conseguenze negative derivanti dalla mancata osservanza delle varie normative. Integrando il software di monitoraggio delle operazioni dei dipendenti nei vostri flussi di lavoro, ridurrete le possibilità di danni legali, finanziari e di reputazione.
Avvisi automatici
L’automazione semplifica il processo di monitoraggio di un’azienda, riducendo lo sforzo manuale necessario per esaminare le transazioni dei dipendenti. I team che si occupano della compliance sono sempre più sollecitati a seguito dell’entrata in vigore di nuove leggi, per cui l’utilizzo di una soluzione che invia un avviso automatico in caso di violazione delle politiche aziendali contribuisce ad alleggerire la pressione sui dipendenti, mantenendo al contempo la conformità.
Rispetto della legge
Per quanto riguarda le operazioni personali dei dipendenti, la MiFID II stabilisce che “un’impresa di investimento deve stabilire politiche e procedure adeguate, sufficienti a garantire il rispetto da parte dell’impresa, compresi i suoi dirigenti, dipendenti e agenti collegati, degli obblighi previsti dalla presente direttiva e delle norme appropriate che disciplinano le operazioni personali di tali persone”.
Utilizzando un software di monitoraggio delle operazioni dei dipendenti, un’organizzazione può assicurarsi che questi ultimi si attengano a tali politiche e procedure e impedire che effettuino operazioni che potrebbero causare un conflitto di interessi.
Inoltre, la MiFID II richiede anche che “gli Stati membri prescrivono alle imprese di investimento di adottare tutte le misure appropriate per identificare e prevenire o gestire i conflitti di interesse tra esse stesse, compresi i loro dirigenti, dipendenti e agenti collegati, o qualsiasi persona direttamente o indirettamente legata ad esse da un legame di controllo, e i loro clienti o tra un cliente e l’altro, che si verifichino nel corso della prestazione di qualsiasi servizio di investimento e accessorio, o di una combinazione di tali servizi, compresi quelli causati dalla ricezione di incentivi da parte di terzi o dalle strutture di remunerazione e di altri incentivi delle imprese di investimento stesse”.
Il software di monitoraggio delle operazioni dei dipendenti è spesso abbinato a un software di pre-autorizzazione delle operazioni per rendere più solidi i vostri sforzi per prevenire gli abusi di mercato.