Per software di whistleblowing si intendono piattaforme digitali che facilitano la segnalazione, il tracciamento e la gestione di report confidenziali all’interno delle organizzazioni. Questi strumenti online sono componenti chiave di un programma di etica e conformità di un’azienda, consentendo ai dipendenti e alle parti interessate di segnalare preoccupazioni relative ad attività non etiche, illegali o inappropriate osservate durante l’esecuzione dei loro compiti.
Caratteristiche e capacità del software di whistleblowing
Il software di whistleblowing tipicamente offre le seguenti caratteristiche:
- Segnalazione confidenziale: Il software di whistleblowing consente ai dipendenti di inviare segnalazioni senza rivelare la loro identità a funzioni diverse da quelle che indagano sul caso.
- Segnalazione anonima: Alcune giurisdizioni e aziende consentono la segnalazione anonima di illeciti. Il software di whistleblowing spesso fornisce la capacità di segnalare senza condividere alcuna informazione identificativa.
- Segnalazione vocale: Alcune piattaforme consentono la segnalazione audio all’interno del software, piuttosto che richiedere ai whistleblower di scrivere tutti i dettagli del loro reclamo. Questo soddisfa anche i requisiti normativi per fornire l’opportunità di segnalazione orale.
- Comunicazione sicura: Queste piattaforme forniscono canali sicuri per i whistleblower per comunicare con il team di indagine.
- Gestione del caso: Il software include funzionalità di gestione del caso che aiutano le organizzazioni a tracciare, indagare e risolvere in modo efficiente i problemi segnalati entro le scadenze normative.
- Archiviazione documenti: Gli utenti possono allegare alle loro segnalazioni dei documenti contenenti prove, fornendo contesto per le indagini.
- Allarmi e notifiche: Il software può inviare allarmi e notifiche alle funzioni preposte, come responsabili della conformità o team legali, quando vengono inviate nuove segnalazioni o quando si avvicinano scadenze.
Vantaggi del software di whistleblowing
Alcuni dei vantaggi dell’uso di software di whistleblowing includono:
- Promuovere una cultura della conformità: Il software di whistleblowing aiuta a creare una cultura di etica, trasparenza e responsabilità all’interno di un’organizzazione mostrando ai dipendenti che prendete sul serio la conformità e incoraggiandoli a segnalare illeciti.
- Rilevamento tempestivo: Attivare questo strumento consente alle organizzazioni di rilevare cattive condotte e altri problemi in anticipo e prima che possano aggravarsi.
- Conformità legale: Tale software aiuta le organizzazioni a soddisfare i requisiti delle leggi locali sul whistleblowing, come quelle introdotte in tutta l’Unione Europea a seguito dell’attuazione della Direttiva UE sugli Whistleblower.
- Mitigazione dei rischi: Incoraggiare la segnalazione tempestiva di illeciti e facilitare una risoluzione rapida può mitigare i rischi legali, finanziari, reputazionali e di conformità all’interno dell’organizzazione.
- Traccia di verifica: L’uso di una piattaforma digitale fornisce all’azienda una traccia di verifica dei problemi all’interno dell’attività, così come dei passi intrapresi per fermare cattive condotte e affrontare le conseguenze.
Aspetti legali e di conformità
In molti paesi, i whistleblower hanno il diritto di fare segnalazioni su illeciti in modo confidenziale e senza paura di ritorsioni.
Ad esempio, nell’UE, gli standard minimi per le leggi sui whistleblower negli stati membri impongono che le aziende debbano fornire uno o più canali per la segnalazione interna. Questi devono permettere una segnalazione confidenziale, con le informazioni conservate in modo tale che non possano essere accessibili da persone non autorizzate. Inoltre, quando si memorizzano informazioni, l’azienda deve conformarsi ai requisiti di protezione dei dati previsti dal GDPR.
Il software di whistleblowing soddisfa questo requisito consentendo che tutta la comunicazione avvenga in privato, protetta da password e in modo sicuro in conformità con la legge.
Le leggi dell’UE stabiliscono anche scadenze per fornire un riscontro sulla ricezione delle segnalazioni e sui risultati delle indagini. Il software di whistleblowing dovrebbe avvisare i preposti alle indagini su queste scadenze.
Migliori pratiche per l’implementazione del software di whistleblowing
Per implementare efficacemente un software di whistleblowing, seguite questi passaggi:
- Ottenete l’impegno della Direzione per il software. Presentate un business case per la soluzione, inclusa l’importanza di utilizzare un canale sicuro e privato che soddisfi i requisiti della legge.
- Selezionate un software facile da usare con un’interfaccia intuitiva che renda semplice per i whistleblower segnalare e per i team di indagine comunicare con loro. Verificate che sia accessibile a tutti gli utenti e disponibile nelle lingue che i vostri dipendenti conoscono meglio.
- Impostate la vostra procedura di segnalazione e le linee guida per le indagini e pubblicatele internamente.
- Formate i dipendenti su come effettuare e indagare sulle segnalazioni utilizzando il software, oltre all’importanza del whistleblowing e al requisito di non esercitare ritorsioni contro chi segnala.
- Enfatizzate la riservatezza del sistema e, se applicabile, la possibilità di segnalare in modo anonimo.
- Create un flusso di lavoro per ricevere, riconoscere e dare seguito alle segnalazioni. Includete misure per effettuare escalation se necessario.
- Conservate i risultati di ogni segnalazione nel software per aiutarvi a monitorare le vostre prestazioni e l’efficacia della vostra politica di conformità.
Il software di whistleblowing è obbligatorio?
Non è obbligatorio utilizzare il software di whistleblowing, ma nell’UE le aziende devono fornire almeno un canale interno sicuro, protetto e confidenziale affinché il personale e altre parti interessate possano utilizzarlo. Devono consentire che le segnalazioni siano fatte oralmente, per iscritto o entrambi.
I canali di segnalazione interni dovrebbero mantenere la confidenzialità del segnalante, dei suoi associati e di chiunque sia accusato di illeciti. Devono anche essere conformi al GDPR.
Canali alternativi di segnalazione, come email, linee telefoniche dirette e caselle postali, sono permessi, ma solo il software di whistleblowing facilita la conformità con i requisiti di sicurezza e riservatezza della legge. Ecco perché le piattaforme di segnalazione digitale sono una soluzione diffusa.
Dovremmo consentire la segnalazione anonima?
Consentire la segnalazione anonima dipende dalle leggi del vostro paese. La direttiva UE sui whistleblower prevede disposizioni per la segnalazione anonima, ma può essere esercitata solo se uno stato membro individuale lo permette nella sua trasposizione della legge.
Se la legislazione locale lo consente, le aziende possono accettare segnalazioni anonime. Ci sono numerosi vantaggi:
- Incoraggia le persone che potrebbero temere che la loro identità possa essere rivelata a farsi avanti con segnalazioni.
- Riduce la pressione sulla persona che segnala.
- Dimostra che l’azienda è impegnata ad incoraggiare il maggior numero possibile di segnalazioni.
- Permette di scoprire più illeciti se le persone si sentono al sicuro nel segnalare, significando che potete agire sui problemi immediatamente.