Il whistleblowing interno si verifica quando un dipendente segnala un’attività illegale all’interno di un’azienda tramite canali interni. Il whistleblowing può includere la segnalazione di pratiche corrotte, frode, furto, molestie, cattiva condotta, discriminazione o qualsiasi altro problema simile.
Avere un sistema di whistleblowing interno efficace può aiutare a salvaguardare la reputazione della tua azienda dimostrando che sei serio nel contrastare i comportamenti scorretti, oltre a migliorare la fiducia e il morale dei dipendenti.
Canali di whistleblowing interni
In base alla direttiva UE sul Whistleblowing, tutte le aziende sono tenute a mantenere canali interni sicuri per ricevere segnalazioni scritte e orali. Ecco alcuni esempi:
Cassetta postale
Questo comporta un luogo fisico all’interno di un ufficio per depositare le segnalazioni. Questo metodo di whistleblowing è insolito rispetto ad altri canali a causa della sua natura pubblica.
Messaggistica vocale
I sistemi di messaggistica vocale — caselle vocali o piattaforme online — consentono ai dipendenti di inviare le loro segnalazioni oralmente. Per mantenere l’anonimato, le aziende potrebbero utilizzare un sistema che può alterare la voce del mittente.
Le organizzazioni possono stabilire un indirizzo email dedicato alle segnalazioni di whistleblowing. Le persone che segnalano potrebbero dover creare un indirizzo email temporaneo se desiderano rimanere anonimi.
Linea telefonica diretta
Una linea diretta dedicata 24/7 per i whistleblower consente ai dipendenti di presentare reclami chiamando un team opportunamente formato che registra la segnalazione.
Piattaforma digitale
Le piattaforme di whistleblowing digitali fungono da strumenti online efficienti che allertano le parti autorizzate ogni volta che c’è una nuova segnalazione. Il mittente può anche tenere traccia dei progressi della sua segnalazione e il team preposto alle indagini può interagire con il whistleblower per scoprire ulteriori informazioni.
Procedura per il whistleblowing interno
Ecco i passaggi per gestire correttamente le segnalazioni interne e incoraggiare il whistleblowing, in linea con le leggi europee sul whistleblowing.
Accettare la segnalazione
Un dipartimento o un individuo dedicato e imparziale dovrebbe accettare la segnalazione attraverso uno qualsiasi dei canali di whistleblowing autorizzati dell’azienda.
Accusare ricevuta
In base alle leggi degli stati membri sviluppate dalla Direttiva UE sul Whistleblowing, le organizzazioni devono accusare ricevuta di una segnalazione entro sette giorni. In questo modo, il whistleblower saprà che il suo problema è registrato e sarà esaminato.
Indagare
La parte autorizzata deve quindi condurre un’indagine. Intervistare testimoni e l’accusato per verificare i fatti, mantenendo la confidenzialità delle identità di tutte le parti.
Dare un riscontro al whistleblower
Riportare al whistleblower è vitale per far sapere loro lo stato del loro reclamo e le loro opzioni per il futuro. Nel caso non fossero soddisfatti andranno informati sulle loro opzioni per segnalare esternamente o fare una divulgazione pubblica.
Prendere provvedimenti correttivi
A seconda del risultato dell’indagine, prendere le azioni appropriate.