Klokkenluidersoftware verwijst naar digitale platforms die het melden, volgen en beheren van vertrouwelijke rapporten binnen organisaties vereenvoudigen. Deze online tools zijn sleutelcomponenten van een ethisch- en compliance beleid van een bedrijf, waardoor werknemers en belanghebbenden zorgen kunnen melden over onethische, illegale of ongepaste activiteiten die zij waarnemen tijdens het uitvoeren van hun taken.
Functies en mogelijkheden van whistleblower software
Klokkenluidersoftware biedt doorgaans de volgende functies:
- Vertrouwelijke meldingen: Klokkenluidersoftware stelt werknemers in staat meldingen in te dienen zonder hun identiteit bekend te maken aan anderen dan degenen die de melding onderzoeken.
- Anonieme rapportage: Sommige jurisdicties en bedrijven staan anonieme melding van wangedrag toe. Klokkenluidersoftware biedt vaak de mogelijkheid om te melden zonder enige identificerende informatie te delen.
- Melding via spraak: Sommige platforms staan toe om binnen de software mondeling te meden, in plaats van dat klokkenluiders alle details van hun klacht moeten uitschrijven. Dit voldoet ook aan regelgevende vereisten om de mogelijkheid voor mondelinge meldingen te bieden.
- Veilige communicatie: Deze platforms bieden veilige kanalen voor klokkenluiders om te communiceren met het onderzoeksteam.
- Casemanagement: De software bevat functies voor casemanagement die organisaties helpen om gerapporteerde kwesties efficiënt en binnen regelgevende deadlines te volgen, te onderzoeken en op te lossen.
- Documentopslag: Gebruikers kunnen documenten met bewijsmateriaal bijvoegen bij hun meldingen, wat context biedt voor onderzoeken.
- Waarschuwingen en notificaties: De software kan waarschuwingen en notificaties sturen naar relevante belanghebbenden, zoals compliance officers of juridische teams, wanneer nieuwe meldingen worden ingediend of wanneer deadlines naderen.
Voordelen van klokkenkuidersoftware
Enkele van de voordelen van het gebruik van klokkenluidersoftware zijn:
- Bevorderen van een nalevingscultuur: Klokkenluidersoftware helpt bij het creëren van een cultuur van ethiek, transparantie en verantwoordelijkheid binnen een organisatie door aan werknemers te laten zien dat je naleving serieus neemt en hen aanmoedigt om wangedrag te melden.
- Vroege detectie: Het hebben van deze tool stelt organisaties in staat om wangedrag en andere kwesties vroegtijdig op te sporen en voordat ze de kans krijgen om te escaleren.
- Wettelijke naleving: Dergelijke software helpt organisaties te voldoen aan de vereisten van lokale klokkenluiderswetten, zoals die in de hele Europese Unie zijn ingevoerd na de implementatie van de EU Klokkenluidersrichtlijn.
- Risicobeperking: Het tijdig melden van wangedrag en het faciliteren van vroege oplossingen kan juridische, financiële, reputatie- en nalevingsrisico’s binnen de organisatie beperken.
- Audittrail: Het gebruik van een digitaal platform biedt het bedrijf een audittrail, evenals de stappen die zijn ondernomen om wangedrag te stoppen en de gevolgen aan te pakken.
Juridische en compliance aspecten
In veel landen hebben klokkenluiders het recht om vertrouwelijk en zonder angst voor vergelding melding te maken van wangedrag. Bijvoorbeeld, in de EU verplichten de minimumnormen voor klokkenluiderswetten in lidstaten dat bedrijven één of meer kanalen voor interne melding moeten bieden. Deze moeten vertrouwelijke meldingen mogelijk maken, waarbij de informatie op zodanige wijze wordt opgeslagen dat deze
niet toegankelijk is voor onbevoegde personen. Daarnaast moet bij het opslaan van informatie het bedrijf voldoen aan de gegevensbeschermingseisen onder de AVG.
Whistleblower software voldoet aan deze vereiste door alle communicatie privé te laten plaatsvinden, achter wachtwoordbeveiliging en op een veilige manier in overeenstemming met de wet.
EU-wetgeving geeft ook deadlines voor de ontvangstbevestiging van rapporten en voor het verstrekken van feedback over de resultaten van onderzoeken. Klokkenluidersoftware zou onderzoekers moeten waarschuwen voor deze deadlines.
Best practices voor het implementeren van klokkenluidersoftware
Om klokkenluidersoftware effectief te implementeren, volg deze stappen:
- Zorg voor commitment van het leiderschap voor de software. Maak de businesscase voor de oplossing, inclusief het benadrukken van het belang van het gebruik van een veilig en privé kanaal dat voldoet aan de wettelijke vereisten.
- Kies gebruiksvriendelijke software met een intuïtieve interface die het voor klokkenluiders gemakkelijk maakt om te rapporteren en voor onderzoeksteams om met hen te communiceren. Controleer of het toegankelijk is voor alle gebruikers en beschikbaar is in de talen die uw werknemers waarschijnlijk het beste kennen.
- Stel uw meldingsprocedure en richtlijnen voor onderzoeken in en publiceer deze intern.
- Train medewerkers over hoe ze rapporten kunnen maken en onderzoeken met behulp van de software, evenals het belang van het melden van misstanden en de vereiste om niet te vergelden tegen de meldende personen.
- Benadruk de vertrouwelijkheid van het systeem en, indien van toepassing, de mogelijkheid om anoniem te rapporteren.
- Creëer een workflow voor het ontvangen, erkennen en opvolgen van rapporten. Inclusief maatregelen om de klacht indien nodig te escaleren.
- Bewaar de resultaten van elk rapport in de software om uw prestaties en de effectiviteit van uw nalevingsbeleid te helpen monitoren.
Is een software oplossing verplicht?
Het is niet verplicht om klokkenluidersoftware te gebruiken, maar in de EU moeten bedrijven ten minste één veilig, beveiligd en vertrouwelijk intern meldingskanaal bieden voor personeel en andere belanghebbenden om te gebruiken. Ze moeten toestaan dat meldingen mondeling, schriftelijk of beide worden gedaan.
De interne meldingskanalen moeten de vertrouwelijkheid van de melder, hun associaten en iedereen die van wangedrag wordt beschuldigd, handhaven. Ze moeten ook voldoen aan de AVG.
Alternatieve meldingskanalen, zoals e-mail, telefoonhotlines en postbussen, zijn toegestaan, maar alleen klokkenluidersoftware maakt het eenvoudig om te voldoen aan de veiligheids- en vertrouwelijkheidseisen van de wet. Dit is waarom digitale meldingsplatformen een populaire oplossing zijn.
Moeten we anonieme melding toestaan?
Of u anonieme melding toestaat, hangt af van de wetgeving in uw land. De EU Klokkenluidersrichtlijn bevat bepalingen voor anonieme melding, maar dit kan alleen worden uitgeoefend als een individuele lidstaat dit toestaat in zijn omzetting van de wet.
Als de lokale wetgeving dit toestaat, kunnen bedrijven anonieme rapporten accepteren. Er zijn meerdere voordelen:
- Het moedigt mensen die vrezen dat hun identiteit onthuld kan worden aan om naar voren te komen met meldingen.
- Het vermindert de druk op de meldende persoon.
- Het toont aan dat het bedrijf zich inzet voor en actief zoveel mogelijk meldingen aanmoedigt.
- Het stelt u in staat meer wangedrag te ontdekken als mensen zich veilig voelen om te melden, wat betekent dat u onmiddellijk kunt handelen op problemen.