Software voor het beheer van insiderlijsten is een digitale oplossing die bedrijven helpt bij het creëren en onderhouden van insiderlijsten. Deze lijsten groeperen insiders, oftewel personen die toegang hebben tot interne (niet-publieke) informatie over een bepaald onderwerp die, indien bekendgemaakt aan de markt, de prijs van een financieel instrument aanzienlijk zou kunnen veranderen.
Het beheer van insiderlijsten helpt marktmisbruik te voorkomen en wordt door veel rechtsgebieden verplicht gesteld, zoals de Europese Unie, waar insiderlijsten vereist zijn onder de Markt Misbruik Verordening. Door insiders te monitoren en hun verplichtingen met betrekking tot het gebruik van interne informatie te benadrukken, is het doel om marktmisbruik zoals insiderhandel te voorkomen.
Dergelijke software creëert een digitaal record dat bedrijven en regelgevers helpt te begrijpen wie wanneer op de hoogte was van de interne informatie.
Functies en mogelijkheden van insiderlijsten Management software
Software voor het beheer van insiderlijsten biedt doorgaans de volgende functionaliteit:
- Template voor insiderlijst: De software biedt een template waarmee bedrijven de persoonlijke gegevens van insiders kunnen vragen die vereist zijn door de wetgeving, evenals het tijdstip waarop zij op de hoogte werden gebracht van de informatie. Het zorgt er ook voor dat bedrijven de juiste indeling gebruiken voor datums, tijden en andere gegevens. Bijvoorbeeld, de Markt Misbruik Verordening vereist dat alle tijdstempels worden ingevoerd met behulp van het UTC-formaat.
- Opslag van insiderlijst: De software slaat lijsten op voor elk stuk informatie, waardoor gemakkelijke toegang mogelijk is voor verwijzing, bijwerking of onderzoek.
- Automatische notificaties: De software stelt insiders op de hoogte van hun opname in de lijst en de nodige volgende stappen. Het verzoekt hen om hun persoonlijke gegevens in te vullen, evenals hun verplichtingen om de informatie niet onrechtmatig te verspreiden of te gebruiken om handel te informeren. Het blijft herinneringen sturen totdat de insider actie onderneemt.
- Notificaties voor gesloten periodes: PDMR’s (Personen met Managementverantwoordelijkheden) ontvangen automatische notificaties aan het begin van een gesloten periode om hen te helpen niet-conforme persoonlijke handelingen te voorkomen.
- E-mailsjablonen: De software zal sjablonen voor e-mails die naar insiders worden verzonden, verstrekken, zodat deze de vereiste informatie bevatten over de acties die ze moeten ondernemen om compliant te blijven. Deze sjablonen zijn bewerkbaar zodat organisaties deze kunnen aanpassen aan hun behoeften.
- Gebruikers- en klantenbeheer: De software houdt alle event-gebaseerde lijsten van het bedrijf in één tool, maar uitgevers kunnen gebruikers aan groepen toevoegen. Dit betekent dat ze alleen toegang hebben tot die lijsten die de individu direct beïnvloeden. Voor adviseurs die meerdere klantenlijsten beheren, kunnen zij ook de lijsten segmenteren om ervoor te zorgen dat alleen relevante insiders de lijsten kunnen bekijken die op hen betrekking hebben.
- Versiebeheer: Software voor het beheer van insiderlijsten houdt de wijzigingen aan de insiderlijst bij, waarbij elke keer dat er een update is een nieuwe versie wordt opgeslagen. Dit is vereist voor naleving van de MAR omdat het onderzoeken ondersteunt. Het kan auditors helpen bevestigen dat de organisatie alle noodzakelijke stappen heeft ondernomen om insiders te documenteren.
Voordelen van insiderlijsten management software
Enkele van de voordelen van software voor het beheer van insiderlijsten zijn onder meer:
- Regelgevende naleving: Door conforme lijsten te creëren in het juiste formaat en met de juiste protocollen voor het bijhouden van gegevens, voldoet u aan de vereisten van de wetgeving met betrekking tot marktmisbruik in uw jurisdictie.
- Efficiëntie: In plaats van een werknemer handmatig te laten opvolgen met insiders om hun opname in de lijst te bevestigen, automatiseert de software dit proces.
- Gegevensbeveiliging: Een online platform met multifactorauthenticatie houdt gevoelige informatie op een veilige plaats, waardoor onbevoegde toegang wordt voorkomen.
- Audittrail: De software logt elke keer dat het bedrijf een wijziging aan zijn insiderlijst aanbrengt, waardoor het proces dat het heeft doorlopen om de lijst actueel te houden wordt getoond en wordt bewezen dat het bedrijf correct heeft gehandeld.
Het gebruik van software voor het beheer van insiderlijsten is de optimale manier om ervoor te zorgen dat uw lijsten compliant zijn en up-to-date worden gehouden. Het automatiseert ook het proces van insiders eraan herinneren om hun gegevens in de lijst in te voeren.