Transactiemonitoring software verwijst naar digitale tools die organisaties in staat stellen het monitoren van persoonlijke effectentransacties van werknemers te stroomlijnen. Het wordt doorgaans gebruikt door bedrijven die verplicht zijn te voldoen aan strikt regelgevend toezicht, zoals in de financiële sector. Deze software stelt hen in staat om illegale transacties te stoppen en te ontmoedigen, evenals transacties die een belangenconflict met klanten kunnen veroorzaken of anderszins de reputatie van de organisatie kunnen schaden.
De software waarschuwt nalevingsteams voor potentieel problematische transacties door werknemers die in strijd zijn met het handelsbeleid van het bedrijf.
Transactiemonitoring software features
Pre-clearance proces
De software moet bedrijven in staat stellen parameters in te stellen voor wat zij beschouwen als acceptabele transacties binnen een voorafgaand goedkeuringsproces. Werknemers moeten dit proces gebruiken wanneer ze transacties willen doen op hun persoonlijke accounts, waarbij alleen acceptabele transacties binnen de software worden vermeld. Als er geen optie is om goedkeuring te krijgen voor een transactie, betekent dit dat ze de beoogde transactie niet mogen doen.
Centrale rapportage
De software is een centraal repository met details van alle transacties van een werknemer. Door medewerkers te verplichten goedkeuring te vragen voor hun persoonlijke transacties via de software, wordt het eenvoudiger om hun portfolio bij te houden en te controleren op mogelijke overtredingen.
Transactieopvolging
Werknemers melden hun transacties in de software, ongeacht of het gaat om aandelen, obligaties, opties of andere financiële instrumenten. Dit stelt de organisatie in staat om inzicht te krijgen in de activa van de werknemer en actie te ondernemen als een eerder acceptabele transactie in strijd is met het handelsbeleid van het bedrijf vanwege bedrijfsspecifieke omstandigheden.
Nalevingswaarschuwingen
De software genereert waarschuwingen op basis van vooraf ingestelde regels, zoals een buitensporig handelsvolume, potentiële belangenconflicten of transacties in beperkte effecten. Bijvoorbeeld het compliance team dat een melding krijgt wanneer een senior executive tijdens een gesloten periode een transactie wilt plaatsen.
Voordelen van transactiemonitoring software
Regelgevende naleving
Met regelgeving zoals de Market Abuse Regulation (MAR) en de Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II), zijn bedrijven verplicht de mogelijkheden voor personeel om marktmanipulatie uit te voeren te verminderen.
Het monitoren van werknemerstransacties kan activiteiten zoals front-running en insider trading voorkomen, met mogelijk significante financiële en reputatieve gevolgen.
Risicobeperking
Gedragsrisico is een belangrijke overweging voor organisaties, met potentiële negatieve gevolgen van het niet naleven van verschillende wetgeving. Door software voor het monitoren van werknemerstransacties te integreren in uw workflows, verkleint u de kans op juridische, financiële en reputatieschade.
Automatische waarschuwingen
Automatisering vereenvoudigt het monitoringsproces van een bedrijf, waardoor de handmatige inspanning die nodig is om werknemerstransacties te beoordelen wordt verminderd. Met een oplossing die automatisch een waarschuwing stuurt bij een schending van uw beleid, wordt de druk op uw compliance medewerkers verlicht.
Naleving van de wet
Met betrekking tot persoonlijke transacties van werknemers stelt MiFID II dat “een beleggingsonderneming adequate beleidsregels en procedures moet opstellen die voldoende zijn om ervoor te zorgen dat de onderneming, inclusief haar managers, werknemers en verbonden agenten, voldoet aan haar verplichtingen onder deze richtlijn, evenals passende regels voor persoonlijke transacties door deze personen.”
Door transactiemonitoring software te gebruiken, kan een organisatie ervoor zorgen dat werknemers zich aan deze beleidsregels en procedures houden en voorkomen dat ze transacties uitvoeren die een belangenconflict kunnen veroorzaken.
Bovendien vereist MiFID II ook dat “lidstaten van beleggingsondernemingen eisen dat zij alle passende maatregelen nemen om belangenconflicten tussen henzelf, inclusief hun managers, werknemers en verbonden agenten, of enige persoon die direct of indirect aan hen is verbonden door controle, en hun cliënten, of tussen een cliënt en een andere, te identificeren, te voorkomen of te beheren, die zich voordoen bij het verlenen van beleggings- en aanvullende diensten, of combinaties daarvan, inclusief die welke worden veroorzaakt door het ontvangen van prikkels van derden of door de eigen belonings- en andere stimuleringsstructuren van de beleggingsondernemingen.”
Transactiemonitoring software wordt vaak gecombineerd met software voor pre-clearance van transacties om uw inspanningen ter voorkoming van marktmanipulatie te versterken.