Intern klokkenluiden vindt plaats wanneer een werknemer onwettige activiteiten binnen een bedrijf meldt via interne kanalen. Klokkenluiden kan betrekking hebben op het rapporteren over corrupte praktijken, fraude, diefstal, intimidatie, wangedrag, discriminatie of een ander dergelijk probleem.
Het hebben van een effectief intern meldsysteem kan helpen om de reputatie van uw bedrijf te beschermen door aan te tonen dat u ernstig bent over het aanpakken van wangedrag, evenals het verbeteren van het vertrouwen en het moreel van werknemers.
Interne meldkanalen
Volgens de EU Klokkenluidersrichtlijn zijn alle bedrijven verplicht om veilige interne kanalen te onderhouden voor het ontvangen van schriftelijke en mondelinge meldingen. Hier zijn enkele voorbeelden:
Brievenbus
Dit betreft een fysieke plaats binnen een kantoor om meldingen te deponeren. Deze methode van klokkenluiden is ongebruikelijk in vergelijking met andere kanalen vanwege zijn publieke aard.
Voicemail
Voicemailsysteem — voicemailboxen of online platformen — stellen werknemers in staat hun meldingen mondeling in te dienen. Om anonimiteit te behouden, kunnen bedrijven een systeem gebruiken dat de stem van de zender kan veranderen.
Organisaties kunnen een specifiek e-mailadres instellen voor klokkenluidersmeldingen. Personen die melding maken, moeten mogelijk een wegwerp-e-mailadres aanmaken als ze anoniem willen blijven.
Telefoonhotline
Een 24/7 speciale hotline voor klokkenluiders stelt werknemers in staat klachten in te dienen door een goed getraind team te bellen dat de melding registreert.
Digitaal platform
Digitale klokkenluidersplatformen fungeren als efficiënte online hulpmiddelen die geautoriseerde partijen waarschuwen wanneer er een nieuwe melding is. De zender kan ook de voortgang van zijn melding volgen en interactie hebben met de klokkenluider om verdere informatie te onthullen.
Procedure voor intern melden
Hier zijn de stappen om interne meldingen op de juiste manier te behandelen en intern melden te stimuleren in overeenstemming met Europese klokkenluiderswetten.
Accepteer melding
Een toegewijde, onpartijdige afdeling of individu zou de melding moeten accepteren via een van de geautoriseerde klokkenluiderskanalen van het bedrijf.
Bevestig ontvangst
Volgens de wetten in de lidstaten, ontwikkeld vanuit de EU Klokkenluidersrichtlijn, moeten organisaties de ontvangst van een melding binnen zeven dagen bevestigen. Op deze manier weet de melder dat zijn probleem is geregistreerd en zal worden onderzocht.
Onderzoek
De geautoriseerde partij moet vervolgens een onderzoek uitvoeren. Interview getuigen en de beschuldigde om de feiten te verifiëren, met behoud van de vertrouwelijkheid van de identiteiten van alle partijen.
Geef feedback aan de melder
Het terugkoppelen naar de melder is van vitaal belang om hen te laten weten wat de status van hun klacht is en wat hun opties zijn voor de toekomst. Mochten ze niet tevreden zijn, dan moet u hen informeren over hun mogelijkheden om extern te rapporteren of een openbare onthulling te doen.
Neem corrigerende actie
Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek, neem de gepaste actie.