Visselblåsarsystem avser digitala plattformar som underlättar rapportering, spårning och hantering av konfidentiella rapporter inom organisationer. Dessa onlineverktyg är viktiga komponenter i ett företags etik- och efterlevnadsprogram och gör det möjligt för anställda och intressenter att rapportera oro över oetiska, olagliga eller olämpliga aktiviteter som de bevittnat när de utför sina arbetsuppgifter.
Funktioner och kapacitet hos ett visselblåsarsystem
- Konfidentiell rapportering: visselblåsarsystem gör det möjligt för anställda att skicka in rapporter utan att avslöja sin identitet för andra parter än de som utreder ärendet.
- Anonym rapportering: Vissa jurisdiktioner och företag tillåter anonym rapportering av missförhållanden. Visselblåsarsystem ger ofta möjlighet att rapportera utan att dela någon identifierande information.
- Rapportering via röst: Vissa plattformar tillåter ljudrapportering inom programvaran, i stället för att kräva att visselblåsare skriver ut alla detaljer i sitt klagomål. Detta uppfyller också lagstadgade krav på att ge möjlighet till muntlig rapportering.
- Säker kommunikation: Dessa plattformar tillhandahåller säkra kanaler för visselblåsare att kommunicera med utredningsteamet.
- Ärendehantering: Programvaran innehåller funktioner för ärendehantering som hjälper organisationer att spåra, utreda och lösa rapporterade problem på ett effektivt sätt och inom lagstadgade tidsfrister.
- Lagring av dokument: Användare kan bifoga dokument som innehåller bevis till sina rapporter, vilket ger sammanhang för utredningar.
- Varningar och aviseringar: Programvaran kan skicka varningar och meddelanden till relevanta intressenter, t.ex. compliance officers eller juridiska avdelningar, när nya rapporter lämnas in eller när tidsfristen närmar sig.
Fördelar med visselblåsarsystem
- Främja en efterlevnadskultur: Whistleblower-program hjälper till att skapa en kultur av etik, transparens och ansvarstagande inom en organisation genom att visa medarbetarna att ni tar efterlevnad på allvar och uppmuntrar dem att rapportera missförhållanden.
- Tidig upptäckt: Med det här verktyget på plats kan organisationer upptäcka oegentligheter och andra problem i ett tidigt skede, innan de hinner eskalera.
- Rättslig efterlevnad: En sådan programvara hjälper organisationer att uppfylla kraven i nationella lagar om visselblåsning, t.ex. de som införts i EU efter implementeringen av EU:s direktiv om visselblåsning.
- Riskreducering: Genom att uppmuntra till snabb rapportering av oegentligheter och underlätta tidiga lösningar kan man minska de juridiska och ekonomiska riskerna, anseenderiskerna och efterlevnadsriskerna inom organisationen.
- Revisionsspår: Genom att använda en digital plattform får företaget en verifieringskedja för frågor inom verksamheten, liksom de åtgärder som vidtagits för att stoppa oegentligheter och hantera konsekvenserna.
Juridiska och efterlevnadsaspekter
I många länder har visselblåsare rätt att rapportera om oegentligheter konfidentiellt och utan rädsla för repressalier.
I EU till exempel föreskriver minimistandarderna för visselblåsarlagar i medlemsländerna att företag ska tillhandahålla en eller flera kanaler för intern rapportering. Dessa måste möjliggöra konfidentiell visselblåsning och informationen måste lagras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan komma åt den. Vid lagring av information måste företaget dessutom uppfylla kraven på dataskydd enligt GDPR.
Visselblåsarsystem uppfyller detta krav genom att all kommunikation kan ske privat, bakom lösenordsskydd och på ett säkert sätt i enlighet med lagen.
EU-lagstiftningen föreskriver också tidsfrister för att bekräfta mottagandet av rapporter och för att ge återkoppling på utredningsresultaten. Visselblåsarsystem bör uppmärksamma utredarna på dessa tidsfrister.
Bästa praxis för implementering av ett visselblåsarsystem
Följ dessa steg för att implementera visselblåsarmjukvara på ett effektivt sätt:
- Säkerställ ledningens engagemang för programvaran. Gör ett business case för lösningen, inklusive att uttrycka vikten av att använda en säker och privat kanal som uppfyller lagens krav.
- Välj en användarvänlig programvara med ett intuitivt gränssnitt som gör det enkelt för visselblåsare att rapportera och för utredningsgrupperna att kommunicera med dem. Kontrollera att programvaran är tillgänglig för alla användare och att den finns på de språk som dina anställda mest sannolikt är bekanta med.
- Fastställ rutiner för rapportering och riktlinjer för utredningar och publicera dem internt.
- Utbilda de anställda i hur de ska göra för att rapportera och utreda med hjälp av programvaran, samt vikten av visselblåsning och kravet på att inte vidta repressalier mot rapporterande personer.
- Betona systemets konfidentialitet och, om lämpligt, möjligheten att rapportera anonymt.
- Skapa ett arbetsflöde för att ta emot, bekräfta och följa upp rapporter. Inkludera åtgärder för att eskalera klagomålet vid behov.
- Spara resultaten av varje rapport i programvaran för att hjälpa dig att övervaka din prestation och effektiviteten i din efterlevnadspolicy.
Är visselblåsarsystem obligatorisk?
Det är inte obligatoriskt att använda visselblåsarsystem, men inom EU måste företagen tillhandahålla minst en trygg, säker och konfidentiell intern rapporteringskanal som personalen och andra intressenter kan använda. Rapporteringen ska kunna ske muntligt, skriftligt eller både och.
De interna rapporteringskanalerna ska upprätthålla sekretessen för rapportören, dennes medarbetare och alla som anklagas för oegentligheter. De måste också vara förenliga med GDPR.
Alternativa rapporteringskanaler som e-post, telefonlinjer och brevlådor är tillåtna, men det är bara visselblåsarsystem som gör det enkelt att uppfylla lagens krav på säkerhet och sekretess. Det är därför digitala rapporteringsplattformar är en populär lösning.
Bör vi tillåta anonym rapportering?
Huruvida ni tillåter anonym rapportering beror på lagstiftningen i ert land. EU:s visselblåsardirektiv innehåller bestämmelser om anonym rapportering, men det kan endast utnyttjas om en enskild medlemsstat tillåter det i sitt införlivande av lagen.
- Det uppmuntrar personer som kanske är rädda för att deras identitet ska avslöjas att anmäla.
- Det minskar pressen på den rapporterande personen.
- Det visar att företaget är engagerat och aktivt uppmuntrar till så mycket rapportering som möjligt.
- Det gör att du kan upptäcka fler missförhållanden om människor känner att det är säkert att rapportera, vilket innebär att du kan agera på problem omedelbart.