Insider list management software är en digital lösning som hjälper företag att skapa och underhålla insiderlistor. Dessa listor samlar insiders, dvs. personer med tillgång till insiderinformation (icke-offentlig) om ett visst ämne som skulle kunna påverka priset på ett finansiellt instrument avsevärt om den offentliggjordes på marknaden.
Hantering av insiderförteckningar bidrar till att förhindra marknadsmissbruk och är obligatoriskt i många jurisdiktioner, till exempel i EU där insiderförteckningar krävs enligt marknadsmissbruksförordningen. Genom att övervaka insiders och lyfta fram deras skyldigheter när det gäller användningen av insiderinformation är avsikten att förhindra marknadsmissbruk, till exempel insiderhandel.
Sådan programvara skapar ett digitalt register som hjälper företag och tillsynsmyndigheter att förstå vem som hade tillgång till insiderinformationen och när.
Funktioner och kapacitet hos programvara för hantering av insiderlistor
Programvara för hantering av insiderlistor innehåller vanligtvis följande funktioner:
- Mall för insiderförteckning: Programvaran tillhandahåller en mall där företagen kan fylla i de personuppgifter om insiders som krävs enligt den lokala lagstiftningen, samt tidpunkten då de fick kännedom om informationen. Den säkerställer också att företagen använder rätt formatering för datum, klockslag och andra uppgifter. Enligt förordningen om marknadsmissbruk ska till exempel alla tidsstämplar anges i UTC-format.
- Lagring av insiderlistor: Programvaran lagrar listor för varje information, vilket gör det enkelt att komma åt dem för referenser, uppdateringar eller utredningar.
- Automatiserade aviseringar: Programvaran meddelar insiders om att de finns med på listan och om nästa steg. De uppmanas att fylla i sina personuppgifter och sina skyldigheter att inte olagligen sprida informationen eller använda den för att informera om affärer. Påminnelserna fortsätter att skickas tills insidern vidtar åtgärder.
- Meddelanden om stängd period: PDMRs (Persons Discharging Managerial Responsibilities) får automatiska meddelanden i början av en stängd period för att hjälpa dem att undvika icke-kompatibla personliga affärer.
- Mallar för e-post: Programvaran tillhandahåller mallar för e-postmeddelanden som skickas till insiders, vilket säkerställer att de innehåller nödvändig information om åtgärder som de måste vidta för att fortsätta följa reglerna. Dessa mallar är redigerbara så att organisationerna kan skräddarsy dem efter sina behov.
- Användar- och kundhantering: Programvaran innehåller alla företagets händelsebaserade listor i ett och samma verktyg, men utgivarna kan lägga till användare i grupper. Det innebär att de bara har tillgång till de listor som direkt påverkar individen. För rådgivare som hanterar flera kundlistor kan de också segmentera listorna för att säkerställa att endast relevanta insiders kan se de listor som relaterar till dem.
- Versionering: Programvaran för hantering av insiderlistor håller reda på ändringarna i insiderlistan och sparar en ny version varje gång det görs en uppdatering. Detta krävs för efterlevnad av MAR eftersom det underlättar utredningar. Det kan hjälpa revisorer att bekräfta att organisationen har vidtagit alla nödvändiga åtgärder för att dokumentera insiders.
Fördelar med programvara för insiderlista
Några av fördelarna med att använda programvara för hantering av insiderlistor är
- Regelefterlevnad: Genom att skapa listor som uppfyller kraven i rätt format och med rätt protokollföring uppfyller du kraven i lagstiftningen om marknadsmissbruk i din jurisdiktion.
- Effektivitet: Snarare än att ge en anställd i uppdrag att manuellt följa upp med insiders för att få dem att bekräfta att de finns med på listan, automatiserar programvaran processen.
- Datasäkerhet: En onlineplattform med multifaktorautentisering håller den känsliga informationen på en säker plats och förhindrar obehörig åtkomst.
- Revisionsspår: Programvaran loggar varje gång företaget gör en ändring i insiderlistan, vilket visar den process som företaget har gått igenom för att hålla listan uppdaterad och ger bevis för att företaget har agerat på rätt sätt.
Att använda programvara för insiderlistor är det bästa sättet att se till att listorna uppfyller kraven och hålls uppdaterade. Det automatiserar också processen med att påminna insiders om att lägga in sina uppgifter i listan.