Intern visselblåsning är när en anställd rapporterar olaglig verksamhet inom ett företag via interna kanaler. Visselblåsning kan omfatta rapportering om korrupta metoder, bedrägeri, stöld, trakasserier, missförhållanden, diskriminering eller något annat liknande problem.
Att ha ett effektivt internt visselblåsarsystem kan bidra till att skydda företagets rykte genom att visa att man menar allvar med att ta itu med oegentligheter, samt förbättra medarbetarnas förtroende och moral.
Interna visselblåsningskanaler
Enligt EU:s visselblåsardirektiv är alla företag skyldiga att ha säkra interna kanaler för att ta emot skriftliga och muntliga rapporter. Här är några exempel:
Postbox
Detta innebär en fysisk plats på ett kontor för att lämna in rapporter. Denna metod för visselblåsning är ovanlig jämfört med andra kanaler på grund av dess offentliga karaktär.
Röstmeddelanden
Röstmeddelandesystem – röstbrevlådor eller onlineplattformar – gör det möjligt för anställda att lämna in sina rapporter muntligt. För att upprätthålla anonymiteten kan företagen använda ett system som kan ändra avsändarens röst.
E-post
Organisationer kan upprätta en särskild e-postadress för visselblåsarrapporter. Rapporterande personer kan behöva skapa en tillfällig e-postadress om de vill förbli anonyma.
Telefonlinje för visselblåsare
En särskild 24/7-hotline för visselblåsare gör det möjligt för anställda att lämna in klagomål genom att ringa ett välutbildat team som loggar rapporten.
Digital plattform
Digitala visselblåsarplattformar fungerar som effektiva onlineverktyg som varnar behöriga parter när det finns en ny rapport. Avsändaren kan också hålla koll på hur arbetet med rapporten fortskrider och utredningsteamet kan interagera med visselblåsaren för att få fram ytterligare information.
Rutin för intern visselblåsning
Här är stegen för att hantera interna rapporter på rätt sätt och uppmuntra till visselblåsning i enlighet med europeiska lagar om visselblåsning.
Ta emot rapporten
En särskild, opartisk avdelning eller person bör ta emot rapporten via någon av företagets sanktionerade visselblåsarkanaler.
Bekräfta mottagandet
Enligt de lagar i medlemsländerna som utvecklats från EU:s visselblåsardirektiv måste organisationer bekräfta mottagandet av en rapport inom sju dagar. På så sätt vet visselblåsaren att ärendet har registrerats och att det kommer att undersökas.
Utreda
Den auktoriserade personen måste sedan genomföra en utredning. Intervjua vittnen och den anklagade för att verifiera fakta, samtidigt som alla parters identiteter förblir konfidentiella.
Ge återkoppling till visselblåsaren
Det är viktigt att du återkopplar till visselblåsaren så att denne får veta status för sitt klagomål och vilka alternativ som finns framöver. Om de inte är nöjda måste du informera dem om deras möjligheter att rapportera externt eller göra ett offentligt avslöjande.
Vidta åtgärder för att rätta till situationen
Beroende på resultatet av utredningen vidtar du lämpliga åtgärder.